Benutzerhandbuch

Foodcrew macht aus einer Gruppenreise einen Essensplan: Wer kommt zu welchem Essen, was ihr esst, wer kocht, was eingekauft werden muss, und wer am Ende wem was schuldet.

Es gibt zwei Rollen:

• Der Organisator erstellt die Reise und besitzt sie. Er kann alles bearbeiten und ist die einzige Person, die ein kostenpflichtiges Abo braucht.
• Teilnehmer treten über einen Link bei. Sie tragen ihre eigenen Präferenzen und Anwesenheit ein und können Einkaufsartikel übernehmen und Ausgaben hinzufügen. Teilnehmer sind immer kostenlos dabei — sie brauchen nie ein Upgrade.

Der Organisator kann Teilnehmern bestimmte Rechte übertragen (siehe Aufgaben teilen), damit du nicht alles allein machen musst.

Alles wird live aktualisiert. Wenn zwei Personen die Reise geöffnet haben, erscheint eine Änderung der einen sofort auf dem Bildschirm der anderen, ohne neu laden zu müssen.

Wähle in deinem Dashboard Neue Reise und trage ein:

• Name und Ziel — wie auch immer die Gruppe sie nennt.
• Start- und Enddatum — diese legen fest, für welche Tage ihr Essen plant. Das Startdatum darf nicht in der Vergangenheit liegen.
• Reiseart — Trekking, Segeln, Camping, Radfahren, Skifahren, Retreat, Roadtrip, Ferienhaus oder Sonstiges. Das beeinflusst die KI-Essensvorschläge.
• Geschätzte Gruppengröße — eine ungefähre Zahl, bevor Leute beigetreten sind.
• Währung — für alle Ausgaben der Reise.
• Zu planende Mahlzeiten — Mittag- und/oder Abendessen ankreuzen, und für jedes die zu planenden Gänge wählen: Vorspeise, Hauptgericht, Nachspeise. Die meisten Gruppen planen nur das Hauptgericht; kreuze die Extras nur an, wenn ihr sie wirklich plant, sonst starrt ihr auf viele leere Felder.
• Einschränkungen — kein Kühlschrank, eingeschränkter Herd, Bootskombüse, gemeinsame Küche, nur Trockenkost, Gewichtsgrenze, begrenztes Wasser. Diese werden an die KI weitergegeben, damit sie keine Soufflé für eine Berghütte vorschlägt.

Sobald die Reise existiert, fügt Reise bearbeiten zwei weitere Einstellungen hinzu, die es zu kennen lohnt:

• Essenskomplexität — einfach, standard oder aufwendig. Sagt der KI, wie ambitioniert sie sein soll.
• KI-Hinweise — eine Freitextnotiz (bis zu 1000 Zeichen), die auf jeden Vorschlag angewendet wird, z. B. „mediterranes Essen, nichts Scharfes, wir haben eine Brotbackmaschine".

Du kannst auch ein Titelbild für die Reise hochladen.

Öffne Crew einladen und kopiere den Beitrittslink. Jeder mit dem Link kann der Reise beitreten — schick ihn per Nachricht, E-Mail oder wie auch immer sich deine Gruppe austauscht.

Auf derselben Seite siehst du, wie viele Personen ihre Präferenzen eingetragen haben. In der Reiseübersicht schickt Ausstehende erinnern eine E-Mail an alle, die noch nicht geantwortet haben. Wer in den letzten 24 Stunden schon erinnert wurde, wird übersprungen, damit du die Gruppe nicht versehentlich zuspammst.

Das ist der Schritt, der alles andere zum Laufen bringt, und der, den die Teilnehmer selbst erledigen. Jede Person öffnet Präferenzen für die Reise und trägt ein:

• Ihre Angaben — Anzeigename, Telefon, E-Mail, An- und Abreisezeiten sowie Appetit (klein, normal, groß). Der Appetit fließt in die Mengen ein.
• Kochverfügbarkeit — ob sie überhaupt kochen können, die minimale, gewünschte und maximale Anzahl an Diensten, ihr Sicherheitslevel (Anfänger, fortgeschritten, sicher), ob sie als Backup einspringen, und Notizen. Sie können auch bestimmte Mahlzeiten ankreuzen, die sie nicht kochen können — den Abend, an dem sie spät ankommen, zum Beispiel.
• Begleitpersonen — zusätzliche Erwachsene, Kinder und Babys ohne eigenes Konto. Sie zählen bei den Mengen mit.
• Allergien und Ernährungseinschränkungen — kommagetrennt, z. B. „Erdnüsse, Meeresfrüchte" und „vegetarisch, halal, glutenfrei". Das sind die, die wirklich zählen; sie werden dem Kochenden angezeigt.
• Abneigungen — die weichere Liste, z. B. „Oliven, Koriander".
• Frühstück, Nachspeise und Getränke — Kaffee- und Milchsorte, plus Kästchen für das, was sie tatsächlich essen und trinken.
• Notizen — Freitext für Mittag-, Abendessen, Snacks und Sonstiges.
• Anwesenheit — ein Häkchen pro Tag und Mahlzeit. Alle gelten standardmäßig als anwesend, man muss nur die Mahlzeiten abwählen, die man verpasst. Das steuert die Portionsanzahl und verhindert, dass der Kochplan jemandem ein Abendessen zuweist, an dem er nicht teilnimmt.

Präferenzen können jederzeit bis zum Reisebeginn geändert werden.

Die Seite Essensplan ist ein Raster: eine Karte pro Tag, aufgeteilt nach Mahlzeitentyp, dann nach Gang. Jeder Platz ist entweder leer oder enthält ein Gericht.

Um einen Platz zu füllen, kannst du:

• Hinzufügen — selbst einen Titel und Notizen eingeben.
• Vorschlagen — die KI ein Gericht für den Platz vorschlagen lassen, unter Berücksichtigung von Reiseart, Einschränkungen, Komplexität, deinen KI-Hinweisen sowie den Allergien und Einschränkungen der Gruppe. Gefällt es dir nicht? Ersetzen generiert ein neues.
• Alle vorschlagen — alle leeren Plätze auf einmal füllen.

Öffne ein Essen zum Bearbeiten und du erhältst außerdem:

• Zutaten — manuell hinzufügen (Name, Menge, Einheit, Kategorie) oder Zutaten generieren antippen, damit die KI die Liste berechnet, skaliert auf die Anzahl der Personen, die tatsächlich an diesem Essen teilnehmen.
• Rezept — Schritt-für-Schritt-Anleitung für denjenigen, der am Ende kocht, generierbar mit einer anderen Variante.

Alle Details generieren erstellt Zutaten und Rezepte für alle geplanten Mahlzeiten auf einmal. Es läuft im Hintergrund, sodass du weiterarbeiten kannst, während es sich füllt.

Achte auf zwei Abzeichen: niemand anwesend bedeutet, dass alle diese Mahlzeit abgewählt haben, und eine Zutatenanzahl bestätigt, dass ein Essen bereit ist, die Einkaufsliste zu füttern.

Du kannst ein Essen auf einen anderen Platz duplizieren, einzelne Mahlzeiten löschen oder den gesamten Plan zurücksetzen und neu beginnen.

Plan generieren weist jeder geplanten Mahlzeit eine kochende Person zu — und wo möglich ein Backup. Es wählt nur Personen, die angegeben haben, dass sie kochen können, und überspringt alle, die:

• die maximale Anzahl der gewünschten Dienste erreicht haben,
• genau diese Mahlzeit als eine markiert haben, die sie nicht kochen können,
• oder nicht an dieser Mahlzeit teilnehmen.

Unter allen Berechtigten wählt es diejenige Person mit den bisher wenigsten Diensten und entscheidet Gleichstände zugunsten der sichereren Köchin oder des sichereren Kochs. Backups kommen von denen, die „kann Backup sein" angekreuzt haben. Das Ergebnis ist ein Plan, der die Last verteilt, statt sich auf dieselben zwei Personen zu stützen.

Du kannst jede Zuweisung manuell überschreiben. Sperre einen Dienst, mit dem du zufrieden bist, und eine erneute Generierung lässt ihn unangetastet — gesperrte Dienste zählen dennoch zur Belastung der Person, sodass sich der Rest des Plans um sie herum ausbalanciert.

Dienste zeigen Warnungen, wenn etwas nicht stimmt: keine verfügbare Köchin/kein verfügbarer Koch (niemand berechtigt für diese Mahlzeit), überzugewiesen (jemand ist über seinem Limit), und außerhalb des Zeitfensters (außerhalb der An- und Abreisezeiten zugewiesen).

Das Zusammenfassung-Panel zeigt, wie viele Dienste jede Person hat, ihre Ernährungsinformationen, und wie viele Mahlzeiten noch nicht zugewiesen sind.

Liste generieren fasst die Zutaten aller Mahlzeiten in einer kategorisierten Einkaufsliste zusammen. Du brauchst zuerst mindestens eine Mahlzeit mit Zutaten — generiere sie auf der Essensplan-Seite.

Die Liste ist schlauer als eine einfache Aneinanderreihung:

• Dieselbe Zutat aus mehreren Mahlzeiten wird zu einer Zeile zusammengeführt.
• Einheiten werden umgerechnet und kombiniert, sodass 800 g aus einer Mahlzeit und 1 kg aus einer anderen zu einem einzigen Eintrag von 1,8 kg werden statt zwei Zeilen.
• Jeder Artikel zeigt, aus welchen Mahlzeiten er stammt — klappe aus Mahlzeiten auf, um sie zu sehen.

Du kannst auch Artikel hinzufügen einzeln, oder Mehrfach hinzufügen nutzen, um eine ganze Kategorie auf einmal einzufügen — Kategorie wählen, auf die üblichen Vorschläge tippen, und den Rest zeilenweise eintippen. So bekommst du die Dinge, die kein Rezept erwähnt: Müllbeutel, Alufolie, Kaffee, Spülmittel.

Beim Einkaufen kann jeder einen Artikel übernehmen, um zu signalisieren, dass er ihn kauft, und ihn als gekauft markieren, sobald er im Einkaufswagen liegt. Bei mehreren Personen in verschiedenen Gängen verhindert das, dass ihr mit drei Beuteln Reis nach Hause kommt.

Sperre einen Artikel, um ihn vor erneuter Generierung zu schützen. Erneutes Generieren aktualisiert Mengen bei ungesperrten Artikeln, behält aber, wer was übernommen hat und was schon gekauft wurde, und rührt niemals gesperrte Artikel oder manuell hinzugefügte an.

Füge eine Ausgabe mit Betrag, Kategorie (Lebensmittel, Markt, Getränke, Kraftstoff, Vorräte, Sonstiges), Datum, wer bezahlt hat, und einer Beschreibung hinzu. Hänge ein Foto oder PDF des Belegs an, wenn du einen Nachweis möchtest.

Wähle dann, wie sie aufgeteilt wird:

• Zwischen Teilnehmern — ankreuzen, wer sie teilt, und optional Personen eine Gewichtung geben, wenn sie mehr oder weniger als einen gleichen Anteil tragen sollen.
• Nach Anwesenheit — eine bestimmte Mahlzeit wählen, und sie wird genau auf die Personen aufgeteilt, die dafür angemeldet waren. Die richtige Wahl für ein Abendessen, das die halbe Gruppe ausgelassen hat.
• Organisator hat bezahlt — erfasst, aber nicht aufgeteilt.

Foodcrew führt einen laufenden Saldo pro Person und berechnet vorgeschlagene Rückzahlungen — die kleinste Menge an Zahlungen, mit denen alle quitt sind. Wenn dich jemand zurückzahlt, erfasse es und markiere es als bezahlt.

Im Gegensatz zum Rest der Reise bleiben Ausgaben und Abrechnungen während und nach der Reise bearbeitbar. Das ist der Sinn: Ihr gebt das Geld unterwegs aus und rechnet auf dem Heimweg ab.

Der Organisator hat automatisch alle Rechte. Zum Teilen öffne die Teilnehmerliste in der Reiseübersicht, klicke auf das Verwaltungssymbol neben einem Namen, und vergib eines von:

• Essen verwalten — den Essensplan planen und bearbeiten, einschließlich KI-Vorschläge.
• Kochplan verwalten — den Plan generieren und anpassen.
• Einkaufsliste verwalten — Artikel generieren, hinzufügen und bearbeiten.
• Teilnehmer verwalten — Personen einladen und Rechte vergeben.

Jeder auf der Reise kann bereits Einkaufsartikel übernehmen, als gekauft markieren, Ausgaben hinzufügen und Rückzahlungen erfassen — dafür ist nie eine Berechtigung nötig.

Sobald das Startdatum erreicht ist, wird der Plan eingefroren. Mahlzeiten, Kochplan, Einkaufsliste, Teilnehmer und Präferenzen werden alle schreibgeschützt — damit niemand den Plan vom Campingplatz aus umschreibt, während fünf Personen schon danach einkaufen.

Drei Dinge bleiben verfügbar:

• alles lesen — der gesamte Plan ist noch auf deinem Handy,
• Ausgaben und Abrechnungen, die du unterwegs hinzufügst,
• die Reise löschen, falls du aufräumen musst.

Erledige also deine Planung vor dem Abreisetag.

Nur der Plan des Organisators zählt. Jeder, der einer Reise beitritt, ist kostenlos dabei, egal welchen Plan der Organisator hat.

• Kostenlos — 1 Reise, bis zu 6 Teilnehmer inklusive dir, und alle Kernfunktionen zur Planung. KI-Vorschläge sind nicht enthalten.
• Pro — unbegrenzte Reisen, unbegrenzte Teilnehmer, unbegrenzte KI, priorisierter Support.

Wenn du kein Abo möchtest, gibt es zwei einmalige Pakete:

• ein Reisepaket, das einen zusätzlichen Reiseplatz plus ein Bündel KI-Aufrufe hinzufügt,
• ein KI-Paket, das nur KI-Aufrufe enthält.

Guthaben aus Paketen funktionieren auch im kostenlosen Plan und werden erst verbraucht, sobald dein monatliches Kontingent aufgebraucht ist. Dein Dashboard zeigt organisierte Reisen, das Teilnehmerlimit und die KI-Nutzung des Monats. Aktuelle Preise findest du auf der Preisseite, und du verwaltest oder kündigst ein Abo über die Abrechnungsseite.

Essensplan, Kochplan und Einkaufsliste lassen sich jeweils als CSV und PDF exportieren. Ausgaben werden als CSV, eine CSV-Abrechnungsübersicht und ein vollständiger PDF-Bericht exportiert. Die PDFs sind zum Ausdrucken und an den Kühlschrank hängen gedacht; die CSVs für alle, die in einer Tabelle weiterarbeiten möchten.

Foodcrew ist eine progressive Web-App, du kannst sie also über das Menü deines Browsers auf deinem Startbildschirm installieren und wie jede andere App öffnen. Bereits geladene Seiten bleiben ohne Verbindung lesbar — praktisch in einer Hütte oder auf einem Boot. Du siehst ein Warnbanner, wenn du offline bist; Änderungen brauchen eine Verbindung, um gespeichert zu werden.

Schreib an contact@foodcrew.net und erzähl uns, was du versucht hast. Für Tipps zur Verpflegung einer Gruppe statt zur App-Nutzung behandeln unsere Guides Mengen, Vorkochen, Kochpläne und Kostenteilung.